Conditions générales Van der Valk Hotel Ghent, Akkerhage 10, 9000 Ghent
1. Annulations et réduction du nombre de participants aux événements et services
1.1 Fichiers jusqu'à 50 personnes
Jusqu'à 45 jours avant la date d'arrivée prévue, la totalité ou une partie de la réservation peut être annulée sans frais d'annulation.
Entre 44 et 30 jours avant la date d'arrivée prévue, 40% du nombre de participants et les services réservés correspondants peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.
Entre 29 et 15 jours avant la date d'arrivée prévue, 20% du nombre de participants et les services réservés associés peuvent être annulés sans pénalité. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.
Entre 14 et 7 jours avant la date d'arrivée prévue, 10% du nombre de participants et des services réservés associés peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.
Moins de 7 jours avant la date d'arrivée prévue, des frais d'annulation fixes égaux à 100 % du prix du nombre de participants ou des services annulés seront dus.
1.2 Fichiers de 51 personnes
Jusqu'à et y compris 60 jours avant la date d'arrivée prévue, tout ou partie de la réservation peut être annulée sans frais d'annulation.
Entre 59 et 45 jours avant la date d'arrivée prévue, 60% du nombre de participants et les services réservés correspondants peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.
Entre 44 et 30 jours avant la date d'arrivée prévue, 40% du nombre de participants et les services réservés associés peuvent être annulés sans pénalité. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.
Entre 29 et 15 jours avant la date d'arrivée prévue, 20% du nombre de participants et les services réservés associés peuvent être annulés sans pénalité. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.
Entre 14 et 7 jours avant la date d'arrivée prévue, 10% du nombre de participants et des services réservés associés peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.
Moins de 7 jours avant la date d'arrivée prévue, des frais d'annulation fixes égaux à 100 % du prix du nombre de participants ou des services annulés seront dus.
2. Chambre - annulations et réduction des réservations de chambres
2.1 Fichiers jusqu'à 50 chambres
Jusqu'à 45 jours avant la première date d'arrivée prévue, la totalité ou une partie de la réservation peut être annulée sans frais d'annulation.
Entre 44 et 30 jours avant la première date d'arrivée prévue, 50% du nombre de chambres par nuit peut être annulé sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.
Entre 29 et 15 jours avant la date d'arrivée, il est possible d'annuler 25% du nombre de chambres par nuit sans encourir de frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.
Moins de 15 jours avant la première date d'arrivée prévue, des frais d'annulation fixes égaux à 100 % du prix des réservations de chambres annulées seront dus.
Le client doit fournir au Van der Valk Hotel Ghent une liste détaillée au moins 14 jours avant la première date d'arrivée prévue, en indiquant les informations suivantes par chambre : occupation (simple, double, etc.), le nom du ou des participants concernés (à savoir : nom, prénom, nationalité). En cas de livraison tardive de ce qui précède, des frais supplémentaires peuvent être facturés.
2.2 Fichiers de 51 chambres à 100 chambres inclus
Jusqu'à 60 jours avant la première date d'arrivée prévue, la totalité ou une partie de la réservation peut être annulée sans frais d'annulation.
Entre 59 et 45 jours avant la première date d'arrivée prévue, 75% du nombre de chambres par nuit peut être annulé sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.
Entre 44 et 30 jours avant la date d'arrivée, 50% du nombre de chambres par nuit peut être annulé sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.
Entre 29 et 15 jours avant la date d'arrivée, 25% du nombre de chambres par nuit peut être annulé sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.
Moins de 15 jours avant la première date d'arrivée prévue, des frais d'annulation fixes égaux à 100 % du prix des réservations de chambres annulées seront dus.
Le client doit fournir au Van der Valk Hotel Ghent une liste détaillée au moins 14 jours avant la première date d'arrivée prévue, en indiquant les informations suivantes par chambre : occupation (simple, double, etc.), le nom du ou des participants concernés (à savoir : nom, prénom, nationalité). En cas de livraison tardive de ce qui précède, des frais supplémentaires peuvent être facturés.
2.3 Dossiers de 101 chambres à 150 chambres inclus
Jusqu'à 90 jours avant la première date d'arrivée prévue, la totalité ou une partie de la réservation peut être annulée sans frais d'annulation.
Entre 89 et 60 jours avant la première date d'arrivée prévue, 65% du nombre de chambres par nuit peut être annulé sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.
Entre 59 et 45 jours avant la date d'arrivée, 45% du nombre de chambres par nuit peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.
Entre 44 et 30 jours avant la date d'arrivée, il est possible d'annuler 25% du nombre de chambres par nuit sans encourir de frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.
Entre 29 et 15 jours avant la date d'arrivée, 15% du nombre de chambres par nuit peuvent être annulés sans frais d'annulation. Toute annulation supplémentaire sera facturée au prix contractuel.
Moins de 15 jours avant la date d'arrivée, des frais d'annulation fixes égaux à 100 % du prix de la réservation de la chambre annulée seront facturés.
Le client doit fournir au Van der Valk Hotel Ghent une liste détaillée au moins 14 jours avant la première date d'arrivée prévue, en indiquant les informations suivantes par chambre : occupation (simple, double, etc.), le nom du ou des participants concernés (à savoir : nom, prénom, nationalité). En cas de livraison tardive de ce qui précède, des frais supplémentaires peuvent être facturés.
2.4 Fichiers de 151 chambres
En fonction de la taille du fichier (> 151 pièces), différentes conditions peuvent s'appliquer qui seront déterminées par fichier.
3. Dépôt et facturation
L'acompte est basé sur 50% de la facture totale et doit être payé au moins 14 jours avant le début de l'événement.
Si le client ne respecte pas les conditions relatives au paiement de l'acompte ou de la facture totale payée à l'avance, l'hôtel se réserve le droit d'annuler la réservation ou de ne proposer que les services correspondant au montant de l'acompte déjà versé.
L'adresse de facturation mentionnée dans le contrat est contraignante pour le Les modifications ne peuvent être communiquées qu'avant les événements et/ou les nuitées. Les factures sont envoyées uniquement par courrier électronique. Le client y consent en acceptant les conditions générales. Une adresse électronique de facturation doit être fournie par le client au plus tard avant le début de l'événement. Les exceptions à cette règle ne sont possibles qu'en cas d'accord contraire.
A la fin de l'activité, le solde final est établi et le partenaire, de son côté, s'engage à payer le montant final de la facture au moment de quitter l'activité, sauf accord contraire par écrit. Le paiement s'effectue en espèces ou par Visa, Eurocard, Bankcontact ou Mastercard. Sauf accord contraire.
Les factures doivent être payées dans les 14 jours suivant la date de la facture, conformément aux conditions générales de facturation qui font partie intégrante du présent accord.
Un intérêt de 2% par mois sera facturé, sans préavis, pour les factures non payées dans les 30 jours suivant la date de facturation. En outre, une indemnité forfaitaire de 15% du montant impayé de la facture est due, avec un minimum de 50,00 €, sans préjudice des frais de justice et d'exécution. Toute réclamation, de quelque nature que ce soit, doit nous être notifiée par lettre recommandée dans les huit jours suivant la date de facturation. Passé ce délai, les protestations ne seront plus recevables et seront considérées comme inexistantes.
Si le client a organisé une activité dans l'hôtel de Van der Valk et a utilisé les installations de Van der Valk à cette fin (y compris la mise à disposition de chambres d'hôtel) et que Van der Valk, à la demande du client, a facturé ces installations/chambres d'hôtel et accessoires individuellement à un ou plusieurs participants (désignés par le client à cette fin). le client et les participants concernés restent néanmoins solidairement responsables, l'un à défaut de l'autre, du paiement à Van der Valk de toutes les sommes dues par les participants concernés, que ce soit en principal, intérêts ou frais.
4. Accord
Le présent contrat de réservation ne prend effet qu'après avoir été accepté et donc signé par Van der Valk.
Tant que cela n'a pas été fait, Van der Valk n'est en aucun cas lié au client et/ou à ses participants et Van der Valk est en droit de considérer l'événement comme inexistant et de libérer tous les locaux et/ou espaces prévus par le client et/ou de les mettre à la disposition de tiers.
Le client n'a donc pas droit à quelque service que ce soit de la part de Van der Valk tant qu'un accord définitif n'a pas été signé et remis aux deux parties. Après la signature, et donc l'acceptation par Van der Valk, toutes les obligations entre les parties sont régies exclusivement par le présent accord, qui remplace tous les accords antérieurs entre les parties.
Toute modification ou ajout au présent contrat doit être fait exclusivement par écrit et accepté par les deux parties Les accords oraux seront considérés comme nuls et non avenus.
L'organisateur a pleinement connaissance des conditions ci-dessus, qui font partie intégrante du contrat, et accepte de les respecter.
5. Divers
Augmentation du nombre de participants aux événements et aux services
Si le client informe Van der Valk d'une augmentation du nombre de participants moins de 14 jours avant la date prévue, l'hôtel fera tous les efforts raisonnables pour fournir ses services à ce nombre accru, sans toutefois que l'hôtel soit tenu responsable des conséquences, s'il ne le fait pas ou s'il échoue complètement.
En tout état de cause, le nombre exact de participants sera toujours confirmé au plus tard cinq jours ouvrables avant l'événement.
Matériel audiovisuel et informatique
Si le client utilise son propre matériel et/ou du matériel obtenu auprès de tiers, le client (à l'exclusion expresse de Van der Valk) sera et restera responsable de ce matériel pendant toute la durée de l'événement et, le cas échéant, prendra les mesures nécessaires pour éviter tout dommage ou vol.
Si Van der Valk met du matériel audiovisuel ou informatique à la disposition du client, ce dernier en est responsable pendant toute la durée de l'événement. En l'absence de toute remarque immédiatement après la mise à disposition, le client est réputé avoir d'avoir reçu cet équipement en bon état de fonctionnement et de condition.
Le client doit informer à l'avance l'hôtel du fait qu'il souhaite utiliser les murs, les tables ou le sol de la chambre qu'il a réservée. Le client doit également demander l'autorisation écrite préalable de Van der Valk pour placer des affiches, des panneaux, des drapeaux ou tout autre matériel publicitaire.
Le client doit retirer tous ses matériaux et équipements de l'hôtel au plus tard à la fin de l'événement. L'Hôtel ne pourra pas être tenu responsable du matériel/équipement qui n'a pas été retiré à temps.
Salles de conférence réservées
Les noms des salles de conférence, tels qu'indiqués dans le contrat, sont donnés à titre d'exemple et ne sont en aucun cas contraignants. L'hôtel a le droit de modifier unilatéralement le nom des salles de conférence à tout moment et sans obligation. Van der Valk est seulement tenu d'en informer le client, et ce au plus tard le jour de l'arrivée.
Chambres d'enregistrement/de sortie
L'enregistrement sera possible à partir de 15 heures le jour de l'arrivée. Si le client/participant arrive avant cette heure, Van der Valk s'efforcera, dans la mesure de ses possibilités et sans obligation, de mettre la chambre à disposition plus tôt, mais ne peut être tenu de le faire.
Si le client/participant souhaite être sûr de disposer de sa chambre avant 15h00, cela n'est possible que si le client/participant effectue une préinscription : cela signifie que la nuit précédente doit être réservée au tarif normal.
L'heure officielle de départ est 11h00. En cas de départ tardif et/ou de prolongation jusqu'à 17h00, un supplément égal au tarif d'une demi-journée pour la chambre concernée sera facturé. En outre, la possibilité d'extension dépendra toujours de la disponibilité éventuelle de la chambre et ne peut être garantie.
Départ anticipé
Si le client décide de mettre fin prématurément à l'événement ou si le client/participant décide de quitter les salles de réunion et/ou l'hôtel avant la date de départ prévue, Van der Valk est en droit de facturer les jours et/ou les nuits restants prévus/réservés, y compris les installations/accessoires réservés, dans leur intégralité au tarif convenu dans le contrat.
Horaire
Le client s'engage expressément à commencer et à terminer sa manifestation dans les délais prévus par le contrat. Van der Valk a le droit de facturer toutes les heures supplémentaires ou autres frais résultant du non-respect de ce calendrier au client, qui doit accepter ces frais.
Choix du menu
Le choix définitif du menu et du programme doit être communiqué à Van der Valk au plus tard dix jours avant l'événement.
Si le choix du menu par le client n'a pas été confirmé à Van der Valk dans ce délai, Van der Valk est en droit de faire son propre choix de menu afin de garantir une préparation optimale de l'événement.
Si le client modifie son choix de menu moins de sept jours avant l'événement, Van der Valk a le droit (s'il parvient à livrer le menu modifié) de facturer au client les frais supplémentaires causés par ce choix tardif.
Demandes supplémentaires
Afin de permettre à Van der Valk de fournir un service maximal, toute demande supplémentaire doit déjà être mentionnée sur le présent document signé par le client.
Seules les demandes spécifiques auxquelles Van der Valk donne ensuite son accord exprès par écrit font partie du présent contrat et des obligations de Van der Valk.
Interdiction de fumer / politique anti-drogue
Le Van der Valk Hotel Gent applique une politique anti-drogue stricte. Dans les locaux et dans les bâtiments, la vente, la possession et la consommation de drogues sont strictement interdites.
La vente, l'utilisation ou la possession inappropriée de protoxyde d'azote est également incluse. Il est interdit de fumer dans l'enceinte de l'établissement et donc dans les chambres de l'hôtel. En cas de violation de l'un des points ci-dessus, l'hôtel facturera une amende de 150 € et la ou les personnes concernées seront invitées à quitter les lieux immédiatement.
6. Responsabilité civile/assurance
Le client s'engage à souscrire une assurance auprès d'une compagnie d'assurance belge reconnue, pour couvrir sa responsabilité en tant qu'organisateur pendant la période prévue.
En outre, le client doit veiller à ce que ses participants soient tenus de se comporter correctement, conformément au règlement intérieur de l'hôtel.
Il est interdit au client/à ses participants d'utiliser les salles mises à disposition pour des réunions liées à des idéologies et/ou mouvements extrêmes, ou qui pourraient directement ou indirectement avoir un impact négatif sur les événements normaux de l'hôtel, ou perturber la tranquillité des autres clients de l'hôtel.
Le client et ses participants sont en tout cas solidairement tenus, l'un à défaut de l'autre, d'indemniser Van der Valk pour tout dommage ou nuisance causé par les participants du client, les intérêts et les frais) qui pourraient être intentés contre Van der Valk par l'un des autres invités/clients, à la suite de dommages/préjudices qu'ils pourraient subir du fait de l'événement et/ou de l'attitude/comportement ou de la négligence du client ou de ses participants.
L'hôtel ne peut en aucun cas être tenu responsable en cas de vol ou de détérioration de biens/objets/etc. apportés dans l'hôtel par le Client ou ses participants.
7. Annulation/indemnisation
Van der Valk a le droit de dissoudre cet accord par une simple notification écrite au client, organisateur, dans le cas où les conditions susmentionnées n'ont pas été respectées par le client, ce dernier sera redevable à Van der Valk d'une indemnité égale à 50% des montants qui auraient été dus par le client si l'accord n'avait pas été dissous.
Si Van der Valk constate qu'elle ne peut pas livrer les chambres/salles de réunion/installations telles qu'elles ont été réservées par le client et acceptées par Van der Valk, Van der Valk doit en informer le client le plus rapidement possible. Van der Valk ne sera alors tenu que de fournir au client des chambres et des installations équivalentes dans l'hôtel équivalent le plus proche, Van der Valk n'étant tenu que de rembourser au client la différence de prix éventuelle, à l'exclusion expresse de toute autre indemnité ou frais.
Si Van der Valk respecte les dispositions de l'alinéa précédent, le client est tenu de dégager Van der Valk de toute responsabilité pour les réclamations qui pourraient être formulées par les participants du client à l'encontre de Van der Valk en raison du fait que ce dernier n'a pas mis à disposition les salles/réunions/conventions prévues.
8. Prévention des incendies et procédures de sécurité
Les sorties de secours doivent toujours être dégagées de tout obstacle et les indications de leur emplacement doivent rester visibles pour tous ceux qui exercent cette fonction. Lorsque cela est explicitement indiqué, les portes coupe-feu et les portes de secours doivent être maintenues fermées à tout moment. Rien ne peut être attaché aux serrures anti-panique, et aucun matériel ne peut être placé derrière les portes à l'avance
Les cages d'escalier servant de voies d'évacuation doivent être maintenues libres d'obstacles.
Il est interdit d'introduire dans l'hôtel des liquides ou des produits inflammables, explosifs ou dangereux, ainsi que d'apporter des modifications aux installations, aux matériaux, au mobilier ou aux équipements existants sans l'accord écrit préalable de la direction de l'hôtel Si de telles modifications s'avèrent nécessaires, elles doivent être demandées par écrit à la direction de l'hôtel au moins 21 jours avant la tenue de la fonction.
Les rideaux, les revêtements muraux et tout autre matériau décoratif accrochés ou fixés aux murs et aux plafonds doivent être au moins ignifuges ou résistants au feu Si ces matériaux sont accrochés dans des embrasures de portes ou des couloirs, ils doivent se séparer au centre et être fixés de manière à pouvoir être facilement écartés.
Les installations électriques ne doivent pas être surchargées.
Les installations de lutte contre l'incendie ne doivent pas être mal utilisées.
L'interdiction de fumer doit être respectée à tout moment
Si l'organisateur engage du personnel de sécurité externe pour la fonction, la société de sécurité engagée doit être agréée par le ministère de l'Intérieur et son personnel doit être conforme à la loi sur les sociétés de sécurité privées, les sociétés de sécurité et les services de sécurité internes du 10 avril 1999, sur le Le nombre, le nom et le personnel de sécurité armé ou non armé doivent être notifiés par écrit à la direction de l'hôtel à l'avance.
Il convient de veiller à ne pas dépasser le nombre maximum de personnes autorisées dans une chambre, sans l'accord écrit préalable de l'Office.
9. Juridiction / législation
Le présent contrat est régi exclusivement par le droit belge.
Tout litige relatif à sa validité, son interprétation, l'exécution du contrat ou la facturation en exécution de celui-ci relève de la compétence exclusive des Tribunaux de l'arrondissement de Gand.